書類の保管
重要で基本的な業務
書類の保管は、管理組合の重要な業務のひとつです。それは、建物の構造や設備に関する設計図書、それらの保守点検・修繕などに関する記録、管理組合の運営に関する書類などです。
至極当たり前のことなので、別段気に留めることもないように思われますが、そうではありません。意外にデベロッパーや管理会社から引渡しを受けていなかったり、引渡されても、いつの間にか紛失してしまうケースはよくあります。
管理会社に預けっぱなしでは、必要なときにすぐ活用できなくなります。
少し具体的に、管理組合が管理すべき書類を挙げてみます。
○組合運営に関するもの
・管理規約（原本） ・総会議案書 ・総会議事録 ・理事会議事録
・各種の使用細則 ・駐車場契約書 ・管理規約等の保管場所の掲示
○修繕工事に関するもの
・設計図書 ・アフターサービス基準 ・建築確認通知書 ・長期修繕計画書
・修繕工事履歴 ・修繕工事請負契約書 ・建物診断報告書
○各種の保証書
・防水保証書 ・機器取り扱い説明書 ・機械式駐車場保証書
・エレベーター保証書
○管理会社との契約に関するもの
・管理委託説明書 ・重要事項説明書 ・管理仕様書 ・管理日報
・月次業務報告書
これらは例ですが、書類がしっかりと保管されていないと、いろいろと支障が生じて余分な費用もかかる可能性があります。
ですから、どこか一室を書類保管用として確保して、理事長や理事が鍵を所持しておけば、ひとまず安心といえるでしょう。