役員の引継ぎ
上手な引継ぎを
通常、管理組合では1，2年で役員が交代していきます。短期間で交代する理由は、同じ人がずっと役員を続けたり、区分所有者が管理に無関心になることを防ぐためです。ですが、管理の継続性やレベルの維持の面から見るとマイナスとなりえます。
それをカバーするためには、上手な引継ぎが求められます。管理組合における通常総会で、新たな役人が選出されると、その後1～2ヶ月かけて引継ぎが行われます。ただ、これが円滑に進まなければ管理組合がうまく機能しなくなります。
ですから、引継ぎをうまく行うことが管理の質を保つことにつながるともいえます。
では、引継ぎにあたって必要なものを挙げていきましょう。
○書類関係
・設計図書 ・規約関係書類 ・建築設備点検関係書類
○会計関係
・預金通帳（管理費会計、修繕積立金会計それぞれ） ・各種台帳
・有価証券（保険証書、債権など） ・管理組合の印鑑
○鍵関係
・管理室の鍵、本数、保管者 ・設備関係の鍵、本数、保管者
・保管庫の鍵、本数、保管者
○その他
・管理会社との間で問題になっている事項
・理事会で継続して協議している事項
・管理組合でトラブルになっている事項とその処理の経緯、現状
大体、主なものは以上ですが、物の受け渡し以外にも、引継ぎにあたっては前の期からの申し送りや課題を伝えることが大切です。
取り組んでいた課題については、その経緯や処理の方針などをよく説明し、その際に資料なども渡しておきましょう。また、交代する前に理事会に出席してもらい、どのように務めるのか教えておくのも必要なことです。